Tärkeää: työajanseuranta auttaa työntekijää myös huolehtimaan itsestään ja ajankäytöstään

Etenkin kotona tehtävä etätyö hämärtää työ- ja vapaa-ajan välistä rajaa. Siksi on tärkeää seurata, etteivät työntekijöiden tuntimäärät kasva liian suuriksi, ja että aikaa jää myös työstä palautumiselle. Kun tiiminvetäjät, esihenkilöt ja työntekijät eivät kohtaa toisiaan fyysisesti, tarjoaa työajanseurantajärjestelmä ikkunan ihmisten hyvinvointiin. 

Jos esimerkiksi työntekijä raportoi jatkuvasti ylitöiksi venyviä päiviä, on tehtävien kuormitusta, jakautumista ja työn tekemisen tapaa varmasti syytä tarkastella yhdessä. Työajanseurannan avulla työntekijä pysyy itsekin kärryillä antamastaan panoksesta ja pystyy arvioimaan erilaisiin tehtäviin tarvittavaa aikaa. 

Millainen työajanseuranta sopii etätyöhön?

Etätyön työajanseurantajärjestelmän täytyy venyä kaikkiin tarvittaviin työajan kirjaustapoihin: mobiileihin tuntikirjauksiin, tehtävän kestoa seuraavaan kirjaukseen, sekä erilaisiin leimauslaitteisiin. Sujuva ja hyvä käyttäjäkokemus kaikissa kirjaustavoissa varmistaa, että järjestelmä myös toimii kaikkien työntekijöiden arjessa. 

Samalla järjestelmän tulee sisältää riittävän monipuoliset ominaisuudet ja mahdollisuudet räätälöintiin, jotta se palvelee yrityksen tarpeita. 

Työajanseurantajärjestelmä voi esimerkiksi toimia apuna työntekijöiden hyvinvoinnin pulssilla pysymisessä. Ottan edelläkävijäasiakkaille on toteutettu mm. fiilismittarikyselyitä, jolla työntekijä voi päivän tunteja kirjatessaan kirjata myös näppärästi päivän tunnelmat. Jos työpaikan kulttuuri tukee luottamusta ja avoimuutta, on tällainen nopea fiiliskirjaus hyvä tapa pysyä ajan tasalla yrityksen yleistunnelmasta. 

Näin varmistat, että yrityksesi työajanseurantajärjestelmä tukee etätyötä:

  • Tarkista, että järjestelmän kirjausominaisuudet ja käyttäjäkokemus toimivat toimistolla, kotona ja tien päällä.
  • Varmista, että työtuntien kirjaaminen onnistuu esimerkiksi projekti- ja kustannuspaikkatasolla. Tämä varmistaa läpinäkyvyyden eri tehtävien välillä.
  • Anna työntekijälle, tiiminvetäjille, HR:lle ja johdolle mahdollisuus tarkastella kirjauksia oikealla tasolla. Työntekijä tarvitsee tiedot loma-, liukuma- ja työaikapankkikertymistä, tiiminvetäjä katsauksia eri tehtävien vaatimaan aikaan, ja johto todennäköisimmin yleiskuvan toiminnan kehittämistä varten. Näin kenenkään työaika ei kulu raporttien laatimiseen, ja tiedot ovat ajantasaisesti kaikkien saatavilla.
  • Tarjoa mahdollisuudet kirjata työtuntien yhteyteen myös muistiinpanoja ja esimerkiksi fiilismittari. Näin tarvittavat kirjaukset voi suorittaa yhdessä järjestelmässä, ja ne tulevat helpommin tehdyiksi.

 


 

Otta on työajanseurantajärjestelmä, joka tuo työn, tunnit ja tekijät saumattomasti yhteen. Tutustu Ottaan ja aloita maksuton kokeilu vaikka heti!