Työajan­­seuranta­sovellus

Työajanseurantasovellus on ohjelmisto tai sovellus, johon työntekijät kirjaavat tekemänsä työtunnit. Näin työnantajan lakisääteinen velvoite työajanseurannasta täyttyy.

Kellokortti on fyysinen tunniste, jonka avulla työnantaja leimaa itsensä “sisään” työpaikalle saapuessaan. 

Nimi juontaa menneisyydestä, jolloin leimaukseen käytettiin nimensä mukaisesti pahvista korttia. Nykyään kellokortin virkaa toimittaa joko digitaalinen tunniste, “kulkulätkä” tai sovellus, jolla työntekijä kirjaa omaa työaikaansa. 

Työajanseurantasovellus on tyypillisesti ohjelmisto, joka toimii myös mobiilissa, joko applikaation tai puhelimen selaimen kautta. Moni hyvä työajanseurantajärjestelmä ja -ohjelmisto toimii kaikilla laitteilla, mutta mobiilikäytön mahdollisuus kannattaa aina tarkistaa, kun pohdit työajanseurantaohjelmiston tai -sovelluksen valintaa. 

Yksinkertainen sääntö: työajanseurannan tulisi olla kaikille osapuolille mahdollisimman helppoa. Siksi työajan kirjaaminen kannattaa mahdollistaa kaikilla laitteilla: puhelimella, tietokoneella ja tabletilla, ja varmistaa että tiedot ovat käytettävissä niin selaimessa kuin sovelluksessakin.

Monipuolisuus varmistaa, että jokainen työntekijä kirjaa tuntinsa, ja että tuntien seuraamiseen ja kuittaamiseen ei kulu ylimääräistä aikaa. Lue lisää mobiilista työajanseurannasta täällä!

Yleensä työajanseurantaan kirjataan työhön käytetty aika. Työntekijä voi kirjata työajan alkaneeksi työt aloittaessaan ja päättyneeksi silloin, kun hän lopettaa, tai raportoida työpäivän aikana käytetyt tunnit jälkikäteen. Työajanseurantaan kirjattavat tiedot ja mahdolliset yksityiskohdat sovitaan yleensä työpaikkakohtaisesti.

Työaikalaki velvoittaa työnantajan seuraamaan jokaisen työntekijän työaikaa. Laki ei kuitenkaan määrittele, miten seuranta tulee suorittaa – sovellus ei siis ole lain mukaan pakollinen.

Yrityksesi tarpeisiin sopiva työajanseurantasovellus kuitenkin helpottaa työpaikan arkea huomattavasti: moni yritys on vaihtanut sekavat tuntilaput ja excel-taulukot työajanseurantasovellukseen ja ollut tyytyväinen valintaansa. Lue kokemuksia työajanseurantasovelluksen käytöstä täällä!

Ilmaisia sovelluksia työajanseurataan on markkinoilla jonkin verran. Jos haluat vain kirjata työtunnit talteen, voi ilmainen työajanseuranta riittää tarpeisiisi hyvin. Jos taas haluat säästää henkilöstöhallinnan tai palkanlaskennan tunteja siirtämällä työaikatietoja suoraan lomasuunnitteluun tai taloushallintoon, tarvitset todennäköisesti maksullisen järjestelmän. 

Muista myös tarkistaa, että valitsemasi sovellus on tietoturvallinen, eivätkä esimerkiksi työntekijöiden henkilötiedot pääse sieltä vääriin käsiin.