Mietitkö tapoja seurata työaikaa nykyistä paremmin? Haluatko ymmärtää, miten pysyisitte työntekijöiden tunneista helpommin kartalla? Kokosimme tälle sivulle yleisiä kysymyksiä ja vastauksia.

Mitä työajanseurannalla tarkoitetaan? →
Miksi työaikaa täytyy seurata? →
Mitä hyötyä työajanseurannasta on työntekijälle ja työnantajalle? →
Miten työajanseuranta pitää järjestää? →
Mikä on sähköinen työajanseuranta? →
Millainen on hyvä työajanseuranta­järjestelmä? →
Mikä on työaikapankki ja miksi se kannattaa ottaa käyttöön? →
Miten työajanseurannalla voi helpottaa lomien ja poissaolojen hallintaa? →
Voiko työajanseurannan yhdistää projektiseurantaan ja resursointiin? →
Voiko työajanseurannan integroida muihin järjestelmiin? →

Mitä työajanseurannalla tarkoitetaan?

Työajanseuranta tarkoittaa tehtyjen työtuntien kirjaamista sovitulla tavalla sekä seurantaa siitä, miten paljon ja milloin työtä on tehty. Sen avulla pidetään kirjaa siitä, miten työpäivät, -vuorot tai -tunnit sekä poissaolot ja lomat ovat todellisuudessa toteutuneet. Työaikaa voidaan seurata kahdella tavalla: joko kirjaamalla päivittäin työn aloitus- ja lopetusajat tai pitämällä työpäivän aikana kirjaa eri työtehtäviin käytetystä ajasta. Työaikaa koskevat velvoitteet ja oikeudet on määritelty työaikalaissa ja työsopimuksissa.

Miksi työaikaa täytyy seurata?

Työajanseuranta on työaikalaissa säädetty yrityksen lakisääteinen tehtävä, eli se on työnantajalle pakollista. Järjestelmällinen työajan seuraaminen tuo turvaa sekä työntekijälle että työnantajalle: työnantajan tulee pystyä osoittamaan viranomaisille, että työtuntien määrä ei ylitä lakisääteisiä enimmäistyöaikoja, ja että työntekijä on saanut tekemästään työstä oikean kokoisen korvauksen. Ilman työajanseurantaa on vaikeaa arvioida ajantasaisesti ja täsmällisesti, miten esimerkiksi poissaolokorvauksia pitäisi maksaa tai miten ylityövapaita on kertynyt.

Lue lisää työajanseurannan lakisääteisyydestä →

Mitä hyötyä työajanseurannasta on työntekijälle ja työnantajalle?

Kun työajanseuranta on kunnossa, se tekee arjesta sujuvampaa kaikille, ja hyödyttää sekä työntekijää että työnantajaa. Työntekijä tietää saavansa sovitun korvauksen, oli kyse sitten tavallisista työpäivistä tai vapaista. Tiedot saldotunneista sekä kertyneistä lomapäivistä helpottavat oman arjen suunnittelua. Työnantaja saa dataa, joka auttaa resursoimaan ja kehittämään työn tuottavuutta. Ylitöiden ja kuormituksen kasaantuminen pystytään havaitsemaan ja ehkäisemään ajoissa.

Tutustu myös Samassa ajassa -raporttiin, jossa suomalaiset toimitusjohtajat ja ammattilaiset kertovat näkemyksiään positiivisen työaikakulttuurin luomisesta

Miten työajanseuranta pitää järjestää?

Työaikalain mukaan työajanseurannan järjestäminen on työnantajan vastuulla, mutta laki ei ota kantaa siihen, miten työaikaa pitäisi seurata. Työaikalainsäädännön mukaiset, kaikkein välttämättömimmät tuntiraportit voi koostaa perinteisellä kynä-paperi -menetelmällä tai Excelillä, mutta useimmiten työajanseurantaan käytetään järjestelmää tai sovellusta, jonka kautta tunnit sekä kirjataan että tarkistetaan. Jos käytössä on työaikaliukumat tai työaikapankki, tarvitaan reaaliaikainen työajanseurantajärjestelmä, joka pitää tiedot aina ajan tasalla

Mikä on sähköinen työajanseuranta?

Sähköinen työajanseuranta tarkoittaa digitaalista, usein pilvipohjaista ratkaisua, jossa työtunnit merkataan talteen selaimella, mobiilisovelluksella tai leimauslaitteella.

Sähköinen työajanseuranta tarjoaa monia hyötyjä:

💎Läpinäkyvyys: työntekijä näkee tehdyt työtunnit, kertyneet saldot ja lomat aina tarvittaessa, ilman erillistä pyyntöä – esihenkilöllä, HR- ja taloustiimeillä on reaaliaikainen tieto siitä, kuka on töissä, paljonko tunteja on kertynyt ja milloin ylityöt tai saldot täyttyvät.
💎Luottamuksen rakentaminen: epäselvyydet työajan, korvausten ja lomien suhteen vähenevät, kun tiedot ovat helposti ja jatkuvasti saatavilla.
💎Ajan ja kustannusten säästö: työaikaa voi kulua valtavasti työaikatietojen manuaaliseen käsittelyyn. Sähköisellä työajanseurannalla paperilistoja ei tarvitse erikseen siirtää sähköiseen muotoon, raportointi tehostuu ja tietoja voidaan viedä mm. palkanlaskentaan tai laskutukseen.
💎Saavutettavuus: työaikojen ja lomien kirjaaminen, tarkistaminen ja hyväksyminen hoituu mistä tahansa, mikä helpottaa liikkuvaa tai etätyötä tekeviä.
💎Datan hyödyntäminen ja tietoturva: turvallinen pilvipalvelu auttaa pitämään työaikatiedot tallessa. Tehtyjä työtunteja voi seurata projekti- tai työpaikkakohtaisesti, joka tarjoaa arvokasta tietoa toiminnan kehittämiseen ja työn organisointiin.

Lue lisää miksi sähköinen työajanseuranta kannattaa →

Millainen on hyvä työajanseuranta­järjestelmä?

Valintaan vaikuttavat yrityksen koko, työehtosopimukset, työn tekemisen tavat ja kasvunäkymät. Ennen päätöstä kannattaa pohtia ainakin näitä:

✅ Tarpeet ja kerättävät tiedot: Mihin tarpeeseen seurantaa tehdään? Halutaanko seurata liukumia, ylitöitä, lomakertymiä ja poissaoloja tai vaikkapa työtunteja projekti- tai asiakaskohtaisesti? Tarvitaanko dataa esimerkiksi raportointiin, resurssointiin tai kannattavuuden kehittämiseen?
✅ Käyttäjät ja roolit: Mitä näkymiä ja ominaisuuksia eri käyttäjille tarvitaan?  Kuka hyväksyy työtunnit ja lomat? Halutaanko työntekijöille tarjota helppo pääsy tarkastelemaan omia saldojaan?
✅ Työajan tulkinta: Mitä työehtosopimuksia noudatetaan ja onko tarve useille työaikaryhmille? Onko sovittu paikallisesti esimerkiksi liukumista ja lisätöiden tekemisestä? Mitä vaatimuksia ne asettavat järjestelmälle?
✅ Kirjaustavat: Miten työaikaa halutaan kirjata: tietokoneen selaimella, älypuhelimella, leimauslaitteella?
✅ Tietoturva: Missä tieto sijaitsee ja kuka sitä ylläpitää? Onko järjestelmän takana luotettava toimija?

Paras työajanseuranta on huoleton ja helppo, olit sitten työntekijä, tiimiesihenkilö tai HR-vastaava. Työajanseurantajärjestelmää käytetään joka päivä, ja tietoja tarvitaan muun muassa palkanmaksua varten. Siksi kannattaa satsata selkeisiin näkymiin ja helppokäyttöisyyteen. Tiedot pitää saada siirrettyä muihin tarpeellisiin järjestelmiin ilman hammasten kiristelyä.

Millainen on paras työajanseurantajärjestelmä pk-yritykselle? Miten tunnistan oman yritykseni työajanseurannan tarpeet? Katso kriteerit ja lataa valintaopas →

Mikä on työaikapankki ja miksi se kannattaa ottaa käyttöön?

Työaikapankki on sopimusperusteinen järjestelmä, jossa työntekijä voi säästää työaikaa, ansaittuja vapaita tai vapaa-ajaksi muutettuja rahamääräisiä etuuksia, ja käyttää vapaa-aikana myöhemmin. Sen käyttö voi perustua joko työehtosopimukseen eli TESiin tai työaikalakiin. Työaikapankin käyttöönotosta sovitaan aina työnantajan ja työntekijän välillä. Työn joustot lisäävät työnantajan houkuttavuutta, ja työaikapankki voikin helpottaa työ- ja vapaa-ajan tasapainoa. Se myös auttaa tasaamaan työkuormaa sesonkiluontoisessa työssä.

Lue lisää miksi työaikapankki kannattaa ottaa käyttöön – ja mitä sen käyttöönotto edellyttää →

Miten työajanseurannalla voi helpottaa lomien ja poissaolojen hallintaa?

Sähköinen järjestelmä kokoaa vuosilomat, vapaat ja poissaolot samaan näkymään. Työntekijät näkevät omat kertymänsä ja esihenkilöt tiiminsä tilanteen, joten HR:n sähköposti- ja puhelinlinjat rauhoittuvat ylimääräisiltä kyselyiltä.

Täältä löydät lisää tietoa lomasuunnittelusta ja poissaoloseurannasta →

Voiko työajanseurannan yhdistää projektiseurantaan ja resursointiin?

Työajanseuranta tarjoaa parhaimmillaan hyvin tarkkaa dataa siitä, kuinka paljon aikaa kuluu eri asiakkuuksiin, projekteihin ja työtehtäviin. Ja kun tuntidata on ajantasaista, projektien seuranta, laskutus ja resurssien kohdentaminen helpottuvat selvästi.

Eri järjestelmissä on vaihtelevat ominaisuudet resursointiin ja projektien hallintaan. Osa ominaisuuksista löytyy työajanseurannan yhteydestä, laajempiin projektinhallinnan tarpeisiin taas voi olla tarpeen käyttää integraatioita.

Tutustu Ottan projektiseurantaan ja resurssisuunnitteluun

Voiko työajanseurannan integroida muihin järjestelmiin?

Voi, ja niin kannattaa ilman muuta tehdä. Riippuu järjestelmästä, miten yksinkertaista integraatioiden rakentaminen on, tai löytyykö niitä valmiina. Työaikatietoja tarvitaan ainakin palkkahallintoa ja usein myös laskutusta varten. Myös toiminnanohjausjärjestelmän integroinnista voi olla paljon hyötyä: ota sekin huomioon eri järjestelmiä vertaillessasi.

Ottan rajapintojen ja vientityökalun avulla työaikatietojen siirtäminen käy helposti, eikä integraatioiden käyttöönotto ole kallista.

Lue myös: Työajanseuranta ja ERP – miksi integrointi kannattaa? →