Näin valitset yrityksellesi sopivan työajanseurantajärjestelmän
Työajanseurantajärjestelmissä on eroja, eikä niiden vertailu ole välttämättä helppoa. Omien tarpeiden määrittäminen voi olla hankalaa, eikä järjestelmistä aina päällepäin näe, miten ne toimivat yrityksen arjessa. Väärä valinta voi lopulta maksaa enemmän kuin oikea ratkaisu.
Tällä sivulla käymme läpi kuusi asiaa, jotka kannattaa huomioida, kun valitset yrityksellesi sopivaa työajanseurantajärjestelmää.
6 kriteeriä työajanseurantajärjestelmän valintaan
Kysyimme asiakkailtamme, mitkä asiat painavat vaakakupissa työajanseurantajärjestelmää valitessa. Tärkeimmiksi nousivat ominaisuudet, hinta, integraatiot, automatisoitu työajantulkinta, asiakastuki ja muiden käyttäjien kokemukset. Näiden kuuden kriteerin avulla voit vertailla vaihtoehtoja ja hahmottaa, millainen ratkaisu sopii yrityksesi tarpeisiin.
Ominaisuudet
Kaikki järjestelmät eivät vastaa samanlaisiin tarpeisiin. Huomioi työn luonne, kirjaustavat ja raportoinnin tarpeet.
Hinta
Edullisin vaihtoehto ei aina ole kustannustehokkain. Oikein valittu järjestelmä tuo myös säästöä, kun manuaalinen työ vähenee.
Integraatiot
Tarkista, saako työaikatiedot siirtymään palkanlaskentaan ja muihin tärkeisiin järjestelmiin.
Automatisoitu työajantulkinta
Selvitä, miten järjestelmä käsittelee työehtosopimuksia, lisiä, ylitöitä ja liukumia.
Asiakastuki
Ota valinnassa huomioon, minkälaista tukea käyttöönottoon ja ongelmatilanteisiin on saatavilla – ja millä kielillä.
Mitä ominaisuuksia tarvitset työajanseurantajärjestelmältä?
Ennen järjestelmän valintaa kannattaa tunnistaa, mitä työajanseurannan pitää yrityksessäsi ratkaista, millaisia ominaisuuksia se edellyttää ja miten eri työajanseurantajärjestelmät vastaavat näihin tarpeisiin.
Työajanseurantajärjestelmältä toivotaan usein esimerkiksi näitä ominaisuuksia:
- Tuntikirjaukset helposti tietokoneella ja mobiilissa
- Loma- ja poissaoloseuranta
- Integraatiot palkanlaskentaan ja muihin järjestelmiin
- Raportit työajasta, poissaoloista ja palkka-aineistosta
- Automatisoitu työajantulkinta (TES)
- Selkeä hyväksyntäprosessi esihenkilöille
- Mahdollisuus muokata järjestelmön sääntöjä yrityksen tarpeisiin
Tämä kysymyslista voi auttaa omien odotusten ja tarpeiden hahmottamisessa:
- Miksi järjestelmä hankitaan: riittääkö tuntien kirjaaminen vai tarvitaanko myös työajantulkintaa ja palkka-aineiston muodostamista?
- Minkälaista työtä järjestelmään kirjataan: toimistotyötä, liikkuvaa työtä, projektiluontoista työtä? Onko tärkeää pystyä erottamaan laskutettava työ kokonaistyöajasta, tai merkitä erilaisia lisiä vaativia työaikoja?
- Mitä tietoja järjestelmään halutaan kirjata: työaikaa, lomia, poissaoloja, työvuoroja, liukumia tai työaikapankin saldoja?
- Millä laitteilla työaikaa kirjataan: tietokoneella, mobiilissa, leimauslaitteella vai kaikilla näillä?
- Riittääkö tuntien tarkastelu yleisellä tasolla vai tarvitaanko tarkempaa projekti- tai kustannuspaikkakohtaista raportointia?
- Mihin järjestelmiin työajanseuranta pitää integroida?
- Millainen hyväksyntäprosessi tarvitaan ennen tietojen siirtämistä eteenpäin?
- Millaista raportointia tarvitaan työajasta, poissaoloista, liukumista, projekteista tai palkka-aineistosta?
- Kuinka paljon järjestelmän sääntöjä pitää voida muokata yrityksen omien tarpeiden, työehtosopimusten tai paikallisten käytäntöjen mukaan?
Oletko vaihtamassa työajanseurantaa? Lue miten vaihdos onnistuu →
Työajanseurantajärjestelmän hinta ja kustannukset
Yksi tärkeä valintakriteeri on luonnollisesti järjestelmän hinta. Työajanseurannan hinnoittelu perustuu usein käyttäjämäärään, valittuun palvelupakettiin tai käytössä oleviin ominaisuuksiin.
Työajanseurantajärjestelmän hankkiminen ei kuitenkaan ole pelkkä kuluerä: oikein valittu järjestelmä voi maksaa itseään takaisin säästyneinä työtunteina. Manuaalisen työn määrä vähenee, kun tuntikirjaukset, hyväksynnät ja palkka-aineistojen luominen sujuvat parhaimmillaan napin painalluksella.
Laske, kuinka paljon voit säästää työajanseurantajärjestelmällä →
Mihin järjestelmiin työajanseurannan voi integroida?
Työajanseurantajärjestelmästä saa parhaan hyödyn irti, kun se yhdistetään järjestelmiin, joissa työaikatietoja muutenkin käsitellään. Yleisiä integraatioita ovat esimerkiksi palkanlaskenta-, laskutus-, projektinhallinta- ja toiminnanohjausjärjestelmät. Integraatioiden tarve riippuu tietysti yrityksestä – kaikilla tähän ei ole tarvetta.
Palkanlaskentaintegraatio on yksi yleisimmistä työajanseurannan integraatioista. Kun työaikatiedot siirtyvät suoraan palkanlaskentaan, manuaalisen työn määrä vähenee ja virheiden riski pienenee. Siksi integraatiotarpeet kannattaa huomioida jo työajanseurantajärjestelmää valitessa.
Ottassa on valmiiksi rakennetut integraatiot yleisimpiin palkanlaskentajärjestelmiin, ja integraatioita voidaan toteuttaa myös valmiiden rajapintojen tai asiakaskohtaisten tarpeiden mukaan.
Ottaako työajanseurantajärjestelmä huomioon eri työehtosopimukset?
TES-tulkinta tai työajantulkinta tarkoittaa työajanseurantajärjestelmään määritettyä työehtosopimuksen mukaista säännöstöä, jonka avulla järjestelmä tulkitsee kirjatun työajan automaattisesti.
Työajantulkinta voi vähentää manuaalista työtä, kun järjestelmä osaa laskea, mitkä tunnit kuuluvat esimerkiksi viikonloppu- tai ylityökorvausten tai liukumien piiriin. Kun työaika tulkitaan automaattisesti, palkka-aineiston valmistelu helpottuu ja manuaalisten virheiden riski pienenee.
Järjestelmää valitessa kannattaa selvittää, miten se käsittelee työehtosopimuksia, paikallisia sopimuksia ja erilaisia työaikaryhmiä. Lisäksi kannattaa varmistaa, että yrityksessäsi käytössä olevat työehtosopimukset on mahdollista lisätä järjestelmään. Ottaan voi määrittää useita työaikaryhmiä eri työehtosopimusten tai paikallisten sopimusten alaisia työntekijöitä varten.
Lue, miten työajantulkinta toimii Ottassa →
Saako työajanseurantaan asiakastukea?
Työajanseurannan asiakastuki auttaa käyttöönotossa, käyttäjien kysymyksissä ja ongelmatilanteissa. Työajanseurantajärjestelmä vaikuttaa sekä työntekijöiden että esihenkilöiden arkeen, joten tuen merkitys korostuu. Tällainen tilanne voi tulla vastaan esimerkiksi silloin, kun työaikatietoja tarvitaan nopeasti palkanlaskentaa varten.
Järjestelmää vertaillessa kannattaa selvittää, millä kielillä tukea saa, mitä tukikanavia on käytössä ja kuinka nopeasti tukipyyntöihin yleensä vastataan. Myös ohjeiden, koulutuksen ja käyttöönoton tuen saatavuus voi vaikuttaa siihen, miten sujuvasti järjestelmä saadaan osaksi päivittäistä käyttöä.
Ottan sovellustuki auttaa ongelmatilanteissa suomeksi ja englanniksi. Palvelemme puhelimitse sekä sähköpostin ja chatin kautta. Pyrimme vastaamaan kysymyksiin viimeistään seuraavan arkipäivän aikana ja kiireellisiin tukipyyntöihin mahdollisimman nopeasti.
Tutustu Ottan sovellustukeen →
Minkälaisia kokemuksia käyttäjillä on työajanseurantajärjestelmästä?
Työajanseurantajärjestelmän valinta on päätös, jonka soisi osuvan kerralla maaliin. Muiden käyttäjien kokemukset auttavat arvioimaan, miten järjestelmä toimii käytännössä: millaisissa yrityksissä se on käytössä, onko sitä helppo käyttää ja miten käyttöönotto sujui. Asiakaskokemuksista voi myös lukea, millaisia hyötyjä asiakkaat nostavat esiin ja miten järjestelmä tukee työntekijöiden, esihenkilöiden ja palkkahallinnon tarpeita.
Asiakkaidemme mukaan yksi Ottan valteista on helppous. Siksi haluamme tehdä myös valintaprosessista mahdollisimman helppoa.
Helpota omaa päätöstäsi – tutustu Ottan käyttäjien kokemuksiin!
Et tee päätöstä yksin – vertaile ensin
Vertaile työajanseurantajärjestelmiä
Katso, mitä eri vaihtoehdoissa kannattaa huomioida ennen päätöstä.
Laske työajanseurannan säästö
Arvioi, kuinka paljon aikaa manuaalisen työn vähentäminen voisi säästää.
Tutustu työajanseurannan paketteihin
Vertaa eri paketteja ja valitse yrityksellesi sopiva kokonaisuus.
Työajanseurantajärjestelmän vaihtajan opas
Lue, mihin kannattaa kiinnittää huomiota työajanseurantajärjestelmän vaihtamisessa.Ilmainen testi: Työajanseurannan terveystarkastus
Testaa työajanseurannan tilanne vastaamalla muutamaan helppoon monivalintakysymykseen – saat parissa minuutissa arvion tilanteestanne ja järjestelmähankinnan ajankohtaisuudesta.Pienyrityksen opas
Työajanseurantajärjestelmästä ja työajanhallinnan sähköistämisestä voi olla merkittävää hyötyä myös pienyritykselle.
Yleisiä kysymyksiä työajanseurantajärjestelmän valinnasta
Paras työajanseurantajärjestelmä on sellainen, joka vastaa yrityksen tarpeisiin, on helppo käyttää ja tuo säästöä vähentämällä manuaalista työtä. Yhdelle yritykselle riittää kevyt tuntikirjaus, kun taas toinen tarvitsee esimerkiksi loma- ja poissaoloseurantaa, integraatioita, raportointia tai TES-tulkintaa.
Jos et halua ostaa sikaa säkissä, järjestelmää kannattaa kokeilla ennen päätöstä.
Työaikaa voi seurata myös maksuttomilla työkaluilla, kuten taulukkolaskennalla tai kevyillä sovelluksilla. Yrityksen tarpeista riippuu, riittääkö ilmainen ratkaisu vai tarvitaanko järjestelmä, joka tukee esimerkiksi hyväksyntöjä, raportointia, poissaoloja, integraatioita tai työajantulkintaa.
Työajanseurantajärjestelmän hinta riippuu yleensä ominaisuuksien laajuudesta ja käyttäjien määrästä. Hintoja ei ole yleensä julkisesti saatavilla, joten hinta-arvion saadakseen kannattaa pyytää tarjous vaikka useammalta eri palveluntarjoajalta.
TES-yhteensopivuudesta on hyötyä erityisesti silloin, kun työaikatiedoista muodostetaan palkka-aineistot. Kun työajanseurannan taustalle on määritelty työajantulkinta työehtosopimuksen tai paikallisen sopimuksen mukaan, järjestelmä voi laskea esimerkiksi ylityöt, lisät, liukumat ja muut korvaukset automaattisesti. Tällöin palkka-aineistot muodostuvat oikein.
Työajanseurantajärjestelmän käyttöönoton kesto riippuu järjestelmän laajuudesta, käyttäjämäärästä, tarvittavista integraatioista ja siitä, kuinka paljon sääntöjä järjestelmään määritetään. Kevyt käyttöönotto voi onnistua nopeasti, kun taas laajempi kokonaisuus vaatii enemmän valmistelua.
Ottan voi saada käyttöön parhaimmillaan puolessa päivässä.
Kyllä, Ottaan voit tutustua maksutta 14 päivän ajan. Koekäyttö on veloitukseton eikä sido mihinkään, joten voit testata rauhassa, sopiiko järjestelmä yrityksesi tarpeisiin.
Kyllä. Työajanseurantajärjestelmään ei tarvitse sitoutua loppuiäksi. Jos nykyinen järjestelmä ei vastaa enää tarpeisiin, vaihto voi olla ajankohtainen. Ennen vaihtoa kannattaa määritellä, mikä nykyisessä ratkaisussa ei toimi ja mitä uudelta järjestelmältä tarvitaan.