Työajanseurantajärjestelmä voi sisältää paljon muutakin kuin tuntikirjauksen. Tutustu työajanseurannan tyypillisiin ominaisuuksiin ja arvioi, mitkä niistä ovat yrityksellesi tärkeimpiä.
Ottaan luottaa jo yli 1 500 suomalaista yritystä, 170 eri toimialalla!
Tee tuntien kirjaamisesta helppoa
Kun tuntien kirjaaminen on helppoa, se hoituu luontevasti osana työpäivää. Tunteja voidaan kirjata monenlaisissa työympäristöissä ja muuallakin kuin toimistolla, joten kannattaakin tarkistaa, että kirjaaminen onnistuu helposti eri laitteilla ja työtilanteissa.
Ottassa työajanseuranta kulkee kätevästi mukana puhelimen sovelluksessa. Tiedot päivittyvät reaaliaikaisesti, ja tunnit siirtyvät saman tien tarkistettavaksi.
Ottassa tunnit voi kirjata:
- puhelimella
- tabletilla
- tietokoneella
-
leimauslaitteella.
Selkeä admin-näkymä sujuvoittaa työaikatietojen hallinnointia
Työaikatietojen hallinnointiin kuuluu esimerkiksi tuntien tarkistaminen, lomien ja liukumien hyväksyntä sekä käyttäjäroolien hallinta.
Mitä useampi ihminen käsittelee työaikatietoja, sitä tärkeämpää on, että tiedot ovat järjestelmässä selkeästi ja käyttäjätasoja voi määritellä helposti. Työajanseurantajärjestelmää valitessa kannattaakin kiinnittää huomiota admin-ominaisuuksiin ja siihen, miten hyväksyntäprosessi toimii.
Ottassa työaikatietojen hallinnointia helpottavat esimerkiksi:
- Selkeä admin-näkymä ja helppo käyttäjien lisääminen.
- Räätälöitävät roolikohtaiset näkymät työntekijöille, esihenkilöille ja muille käyttäjille.
- Lomapäivät, saldot ja liukumat ovat oikeiden käyttäjien nähtävillä, joten niiden perään ei tarvitse kysellä.
- Muistutukset ja ilmoitukset puuttuvista kirjauksista, hyväksymättömistä tunneista ja loma-anomuksista.
Työajantulkinta vähentää virheiden riskiä
Automatisoidussa työajantulkinnassa (TES-tulkinta) työajanseurantajärjestelmä tulkitsee kirjatun työajan TES-tietojen tai paikallisten sopimusten mukaisesti. Se erottelee perustyöajan, ylityöt, viikonloppukorvaukset ja liukumat.
Työajantulkinta vähentää manuaalista työtä ja virheiden riskiä: lopputuloksena on valmis palkka-aineisto. Varmista työajanseurantajärjestelmää valitessasi, että tarvittavat työehtosopimukset on mahdollista lisätä järjestelmään.
Ottassa työajantulkinta voidaan määritellä eri työehtosopimusten ja paikallisten sopimusten tarpeisiin, ja voit käyttää useita eri työaikaryhmiä ilman lisäkustannuksia.
Lomien ja poissaolojen seuranta osana työajanseurantaa
Vuosilomien suunnittelu ja hyväksyntä on luontevaa hoitaa samassa järjestelmässä työajanseurannan kanssa. Lomien hakeminen ja hyväksyminen sujuu helposti tutussa järjestelmässä, eikä erillisiä lomalistoja tarvita.
Myös poissaolot voidaan kirjata, tarkistaa ja hyväksyä samassa paikassa. Järjestelmää valitessa kannattaa varmistaa, että tarvittavat poissaololajit ovat käytettävissä.
Ottassa loma- ja poissaoloseurantaa helpottavat esimerkiksi:
- Lomapäivien kertymät ja saldovapaat näkyvät sekä työntekijälle että esihenkilölle.
- Ilmoitukset loma-anomuksista.
- Lomakorvausten ja eri lomalajien automaattinen tulkinta.
- Käytettävät poissaololajit voidaan määritellä tarpeen mukaan.
- Vuosilomat, saldovapaat ja työaikapankkivapaat on helppo viedä suoraan palkanlaskentaan.
Valmiit raporttipohjat ja raportoinnin työkalut vähentävät manuaalista työtä
Työajanseurantajärjestelmän raportit auttavat seuraamaan esimerkiksi työaikasaldoja, poissaoloja, projektien työllistävyyttä ja työkuorman jakautumista.
Järjestelmää valitessa kannattaa varmistaa, että saat tarvitsemasi raportit haluamassasi muodossa. Kaikissa järjestelmissä esimerkiksi projekti- tai kustannuspaikkakohtaisten raporttien muodostaminen ei onnistu yhtä joustavasti.
Ottassa raportointia helpottavat esimerkiksi:
- Valmiit vakiomuotoiset raportit työtunneista, työaikasaldoista ja poissaoloista.
- Mahdollisuus rakentaa raportteja tarpeen mukaan.
- Reaaliaikaiset tuntiraportit ovat sekä työntekijän että työnantajan saatavilla.
- Projektien tuntiseuranta ja kustannuspaikka- tai tehtäväkohtaiset työaikaraportit.
- Raporttien lähettäminen asiakkaalle tai projektijohdolle hyväksyttäväksi suoraan järjestelmästä.
Integraatiot palkanlaskentaan ja muihin järjestelmiin täydentävät kokonaisuuden
Työajanseurannasta saa parhaan hyödyn irti, jos järjestelmä integroidaan muihin käytössä oleviin järjestelmiin. Integrointi palkanlasku-, laskutus- ja projektinhallintaohjelmistoihin mahdollistaa tietojen siirtymisen automaattisesti järjestelmästä toiseen ja vähentää manuaalista työtä ja tuplakirjauksia.
Työajanseurantajärjestelmää valitessa kannattaa varmistaa, että se voidaan yhdistää käytössä oleviin järjestelmiin.
Ottassa integraatioita helpottavat esimerkiksi:
- Valmiit integraatiot yleisiin palkanlaskentaohjelmistoihin sekä Visman taloushallintojärjestelmiin.
- Mahdollisuus toteuttaa asiakaskohtaisia integraatioita eri taloushallinto- ja toiminnanohjausjärjestelmiin.
Työvuorosuunnittelu ja työajanseuranta yhdessä ja samassa järjestelmässä
Vuorotyössä työvuorosuunnittelun yhdistäminen työajanseurantaan helpottaa arkea ja vähentää päällekkäistä työtä. Jos työvuorot suunnitellaan toisessa järjestelmässä, kannattaa varmistaa, että sen voi integroida työajanseurantaan.
Ottaan saa lisäpalveluna työvuorosuunnitteluohjelman, jolla voit:
- Suunnitella työvuorot kalenterinäkymässä.
- Lisätä vuoroihin liitteitä ja lisätietoja.
- Jakaa työvuorot suoraan työntekijöiden mobiilisovellukseen.
- Tarkastella työvuoroja työvuoroarkistossa.
Työvuorosuunnittelu sopii esimerkiksi teollisuuden, sosiaali- ja terveysalan, hotelli- ja ravintola-alan sekä vähittäiskaupan tarpeisiin.
Tunnit suoraan oikealle kohteelle projektiseurannan avulla
Projektikohtainen työajanseuranta helpottaa laskutusta ja projektien kannattavuuden seurantaa. Jos työ on projektiluontoista, kannattaa varmistaa, että järjestelmä tukee projektikohtaista seurantaa.
Ottassa työtunteja voi kirjata ja seurata esimerkiksi:
- asiakkaan
- projektin
- kustannuspaikan
-
työvaiheen mukaan.
Projektiseuranta näyttää reaaliaikaisesti, miten työ jakautuu eri kohteille. Projektin tunneista voi myös koostaa raportin suoraan asiakkaalle tai projektijohdolle hyväksyttäväksi.
Resurssisuunnittelu varmistaa, että tekijöitä riittää siellä missä tarvitaan
Resurssisuunnittelu osana työajanseurantaa auttaa varmistamaan, että projekteihin on riittävästi työntekijöitä ja tarvittavat työvälineet oikeaan aikaan. Työntekijät tietävät, milloin ja missä heitä tarvitaan.
Ottan resursointityökalun avulla:
- Resurssisuunnittelu ja työtehtävistä viestiminen hoituvat tutun sovelluksen kautta.
- Tiimien vetäjät näkevät tulevat projektit ja resurssitilanteen, ja työntekijät saavat tiedot työtehtävistä suoraan Ottan sovellukseen.
