Kun nykyinen työajanseuranta tekee asioista turhan monimutkaisia, on aika vaihtaa järjestelmää. Miten onnistuu työajanseurantajärjestelmän vaihto vaihe vaiheelta? Millaisiin asioihin kannattaa kiinnittää huomiota, jotta projekti ei mene huokailuksi?
Tässä artikkelissa asiantuntijat Fia Kullberg ja Henri Hurmerinta Ottalta vastaavat kysymyksiin, joita moni järjestelmän vaihtoa harkitseva pohtii.
Mikä on yleisin syy järjestelmän vaihtamiseen?
Yksi sana: ärsytys. Vaihtoprosessi lähtee yleensä liikkeelle siitä, että jokin nykyisessä järjestelmässä alkaa nyppiä riittävän paljon.
Ehkä työntekijät unohtavat kirjata tunteja, sillä se tuntuu vaikealta. Toimiston työaikaa kuluu sähköpostilla tai valokuvina lähetettyjen työtuntien kirjaamiseen. Tai palkanlaskija turhautuu siihen, että loputtomat excel-raportit ja eri järjestelmät eivät juttele keskenään.
Ja jos jokin asia tökkii, eikä siihen saa apua asiakastuesta, se alkaa ärsyttää toden teolla.
Miten paljon resursseja työpaikalla tarvitaan uuden järjestelmän käyttöönottoon?
Hankintavaiheeseen kuluu toki aikaa, jos yritys on iso, mukana on monia eri päättäjiä ja työajanseurantajärjestelmään kohdistuu erityisvaatimuksia.
Useimmille pk-yrityksille riittää, että uusi järjestelmä ymmärtää ja taitaa oleellisen. Yksinkertaisesti ja vaivattomasti. Silloin vertailuun riittää hetki verkossa selailua ja tapaaminen potentiaalisen kumppanin kanssa.
Siirtymäprojektiin tarvitaan yrityksestä muutama henkilö. Varsinainen käyttöönotto voi olla nopeimmillaan ohi muutamassa tunnissa. Pienimpien yritysten työajanseuranta saadaan käyttövalmiiksi joskus jo myyntipalaverin aikana. Mutkikkaampien järjestelmäkokonaisuuksien kohdalla vaihe vie toki pidempään.
Valmiit integraatiot ovat käyttövalmiita nopeasti. Esimerkiksi Ottan kohdalla “Click on” -integraatioiden asetusten konfigurointi onnistuu jopa parissa tunnissa, eli käyttöönottotapaamisen yhteydessä. Räätälöityjen integraatioiden rakennus vie sekin yleensä vain muutaman päivän. Laajempien integraatioprojektien aika-arvio kannattaa selvittää molemmilta järjestelmäkumppaneilta erikseen.
Kuinka pian työntekijäni oppivat uuden järjestelmän käytön?
Tähän on varmasti yhtä monta vastausta kuin järjestelmääkin. Siihen voi mennä muutama tunti tai viikko, mutta monimutkaisimpien järjestelmien kohdalla esihenkilöt joutuvat kertaamaan toimintoja työntekijöille pitkäänkin.
Ottan valtti on oppimisen nopeus. Saat tunnukset, kirjaudut sisään, ja ymmärrät yhdellä silmäyksellä, mistä klikata seuraavaksi.
Mitä kriteereitä järjestelmien vertailussa pitäisi huomioida?
Huoleton järjestelmä on vaihtoehdoista paras. Kirjausten teko on vaivatonta eikä raporttinäkymissä ole hälyä.
Työajanseurantajärjestelmän pitää olla helppo oppia. Myös käyttötuen täytyy olla nopeasti saatavilla. Saatko sitä riittävästi ennen käyttöönottoa, sen aikana ja sen jälkeen? Sekin on tärkeä kriteeri huoletonta työajanseurantaa etsivälle.
Teknisten ominaisuuksien puolella kiinnitä huomiota ainakin näihin:
- Reaaliaikaisuus: Tiedot ovat tiimipomojen ja HR:n näkyvissä heti, kun ne kirjataan.
- Automaattiset työajan tulkinnat: Järjestelmä osaa laskea ylityö-, viikonloppu- ja muut korvaukset sekä lomat automaattisesti. Aineisto on kerralla valmis palkanlaskentaan.
- Mobiilikäyttö: Kirjaaminen onnistuu asiakaskäynnillä tai vaikka bussipysäkillä.
- Valmiit integraatiot: Palkanlaskennan, taloushallinnon ja toiminnanohjauksen saumaton yhteispeli tuo mielenrauhaa.
Työajanseurannassa pitää olla riittävän kattavat toiminnallisuudet. Joskus vähemmän on silti enemmän. Turhasta ei kannata maksaa, eikä kuormittaa työntekijöitäkään.
Haluan automatisoida tiedonkulkua useiden eri järjestelmien välillä. Miten se onnistuu?
Kuulostaa fiksulta. Selvitä ensin, onko toivomasi ominaisuus tai integraatio työajanseurantajärjestelmässä jo valmiiksi. Esimerkiksi Otta vie tiedot leimauslaitteilta reaaliajassa työajanseurantajärjestelmään. Valmiita integraatioita löytyy useisiin eri palkanlaskenta-, taloushallinto- ja toiminnanohjausjärjestelmiin.
Kysy tarjoajalta myös, onko sovelluksessa valmiit API-rajapinnat. Ethän voi vielä tietää, millaisia integraatiotarpeita lähivuosina on edessä, ja kukapa haluaisi vaihtaa järjestelmää yhtenään.
Integraatiomahdollisuuksia parantaa entisestään, jos käytät useita saman konsernin kehittämiä järjestelmiä.
Haluan löytää edullisen vaihtoehdon. Eroavatko hinnoittelumallit toisistaan?
Hinnoittelu perustuu käyttäjien määrään useimmissa markkinoilla olevissa vaihtoehdoissa. Työtuntien kirjaamiseen ei tarvita kolmannen osapuolen rekisterihakuja ja niihin liittyviä kertamaksuja.
Toistuva kuukausi- tai vuosihinta tuo mielenrauhaa, sillä sen mukana maksat myös jatkuvasta kehityksestä. Joku saattaa ostaa serkun tuttavalta järjestelmäprojektin halvalla kertakorvauksella, mutta jatkuva asiakastuki ja kehitystyö jää silloin uupumaan. Järjestelmää ei pidä päivittää pelkästään teknisistä syistä vaan myös mm. lainsäädännön muutosten vuoksi.
Toimivan, simppelin ja aikaa kestävän työajanseurantajärjestelmän voit löytää hyvin edullisesti. Ole perustoiminnallisuuksia vertaillessasi tarkkana, ettet maksa ylimääräisestä.
Valitse joka tapauksessa vaihtoehto, jonka hinnoittelusta saat selkeää ja avointa tietoa. Ja muista laskea hinta myös sille, miten paljon nykyiseen kankeaan järjestelmään hukattu työaika maksaa.
Mitä olisi hyvä selvittää yrityksestä järjestelmän taustalla?
Jotta järjestelmä olisi huoleton, jonkun täytyy huolehtia, että se pysyy sellaisena. Valitse työajanseurantaan vaihtoehto, jonka takana olevaan ammattitaitoon luotat.
Mitä suurempi ja tunnetumpi toimija on, sitä paremmin voit nukkua yösi. Saatko tietoa esimerkiksi serverien sijainnista tai sertifikaateista? Avoimuus kertoo siitä, että kaikki on kunnossa.
Mitä riskejä vanhassa työajanseurannassa pysymiseen liittyy?
Ajatus vaihtamisesta ottaa aina aikansa. Muutos arveluttaa. Muistathan silti, että vanhassa pysyminen on yhdenlainen valinta sekin. Ongelmia voi seurata esimerkiksi näistä:
Työn suunnittelu ja tuottavuus
Jos kirjaaminen on hankalaa, sitä tehdään huolimattomasti, tai ehkä ei ollenkaan. Se vaikeuttaa palkanlaskentaa ja töiden suunnittelua. Tiedot ovat hajallaan ja niiden kerääminen yhteen vie aikaa.
Suurin huoli järjestelmän vaihtamisessa on, miten nopeasti työntekijät oppivat sen käytön. Nykyisen järjestelmän kanssa saattaa kuitenkin vierähtää monta hidasta vuotta, vaikka helpomman vaihtoehdon voisi omaksua viikossa tai jopa muutamassa tunnissa.
Joustavuus tämän päivän työelämässä
Vanhat järjestelmä ei välttämättä taivu hybridityöhön tai mobiilikäyttöön. Kankeus on esimerkiksi tätä: Järjestelmässä on vain lukijapäätteet, joten etätyöntekijän pitää pyytää esihenkilöä kirjaamaan työtunnit puolestaan.
Vaihtamalla paranee. Varsinkin, jos uutta järjestelmää voi käyttää paikasta riippumatta joko kulkulätkillä, selaimessa tai mobiilissa. Esihenkilöltä jää yksi työvaihe päivästä pois. Mukavaa, vai mitä?
Tietoturva ja dokumentointi
Vanhentunut työajanseurantajärjestelmä on mahdollinen tietoturvariski, vaikka ei tallentaisikaan sen uumeniin arkaluontoista dataa.
Myös tietojen hallinnointi ja arkistointi on sekavaa, jos tuntien ja työpäivien hallinnointi nojaa kikkakakkosiin. Viisas kerää työaikaan liittyvät tiedot yhteen paikkaan.
Miten työajanseurantajärjestelmän vaihtamisprojekti etenee vaihe vaiheelta?
Tässä esimerkki siitä, miten Ottan asiakkaat siirtyvät vanhasta uuteen:
- Vie ja tallenna tarvitsemasi data vanhasta järjestelmästä. Liukumasaldot, lomapäivät tai tietyille kustannuspaikoille kirjatut tunnit voivat esimerkiksi olla tällaista tietoa. Dataa ei välttämättä tarvitse tuoda Ottaan, mutta se on hyvä pitää tallessa.
- Määrittele Ottan asetukset. Tämä vaihe tehdään yhdessä Ottan kouluttajan ja yrityksesi pääkäyttäjien sekä palkanlaskijan, kanssa. Alle 80 työntekijän yrityksissä asetusten määrittely ja käyttöönottokoulutus vie usein yhteensä vain 3-4 tuntia.
- Rakenna tarvittavat integraatiot. Ne voidaan tehdä joko ennen tai jälkeen käyttöönoton. Valmiiden click on -integraatioiden käyttöönotto onnistuu tunneissa. Siihen ei tarvita viikkoja saati kuukausia.
- Järjestelmä on käytössä, mutta et jää yksin. Käyttöönoton jälkeen saat tukea asiakaspalvelusta. Voit aina laajentaa työajanseurantaa uusilla integraatioilla tai lisäominaisuuksilla.
