Yleinen ajatus on, että muutaman henkilön työaikatiedot hoituvat paperilapuillakin ja että työajanseurantajärjestelmät ovat tarpeellisia vain keskisuurille ja suurille yrityksille. Voisiko työajanhallinnan sähköistämisestä olla merkittävää hyötyä myös pienyrityksille?
Paperilappujen hallinnointi ja taltiointi sekä tietojen syöttö käsin palkanlaskentaan ovat työajanseurannan yleisimmät kompastuskivet. Pienyritykset saattavat ajatella, että prosessi on vielä hallittavissa, koska henkilöstön määrä on niin pieni; sähköisestä järjestelmästä maksaminen ei yksinkertaisesti ole järkevää.
Asiaa voi katsoa kuitenkin myös toiselta kantilta. Todellisuudessa järjestelmän kustannukset ovat pienille yrityksille todella maltilliset – usein puhutaan vain joistain kymmenistä euroista kuukaudessa. Kun ynnätään, mitä tuo parikymmentä euroa kuukaudessa mahdollistaa, lista onkin melko pitkä:
- Pääset eroon paperilapuista ja Excel-taulukoista.
- Työaikatiedot ovat heti esihenkilöllä ja johdolla näkyvissä sekä raportoitavissa.
- Aikaa säästyy prosessin joka vaiheessa niin esihenkilöiltä, johdolta kuin palkanlaskennastakin.
- Kulut voivat jopa laskea, saattaahan palkanlaskija tällä hetkellä veloittaa ylimääräistä manuaalisesta työstä.
- Työntekijät näkevät itse omat loma- ja liukumasaldonsa sekä työaikapankin tuntinsa.
- Historiatietojen tarkastelu ja raportointi tehostuvat merkittävästi.
- Järjestelmän määrityksiä voi muokata yrityksen kasvaessa, joten järjestelmä tukee yrityksen prosessia nyt sekä tulevaisuudessa.
Työajanseurannan sähköistäminen vapauttaa prosessin avainhenkilöiltä jo sen verran aikaa, että järjestelmän kustannukset tulevat katetuiksi säästyneissä työtunneissa. Ajansäästö muodostuu pääosin siitä, että kenenkään ei tarvitse enää näpytellä tietoja käsin papereista Excel-taulukoihin tai palkanlaskentaohjelmaan. Lisäksi kaikki tiedot ovat helposti löydettävissä, eikä historiatietoja tarvitse kaivella mapeista.
Työajanseurantajärjestelmä tuo myös läpinäkyvyyttä työntekijän ja -antajan välille, kun molemmilla on reaaliaikainen näkymä tehtyihin työtunteihin sekä käytettyihin ja käyttämättömiin lomapäiviin. Palkanlaskijankin työ kevenee merkittävästi, kun aineiston saa joko integraation kautta suoraan palkanlaskentaan tai kätevästi palkanlaskentajärjestelmään ladattavissa olevana tiedostona. Pääset siis eroon mahdollisesta palkanlaskijan manuaalisen työn lisästä.
Useampaa työajanseurantajärjestelmää voi testata maksutta ennen hankintapäätöstä, sillä ostaminen on pyritty tekemään asiakasyritykselle mahdollisimman riskittömäksi.
Otta on työajanseurantajärjestelmä, joka tuo työn, tunnit ja tekijät saumattomasti yhteen. Kirjaa, tarkista ja hyväksyt työtunnit sekä tulkitse työaikoja kaikilla laitteilla, tietoturvallisesti ja läpinäkyvästi. Tutustu Ottaan tästä!
Voit kokeilla Otta -työajanseurantajärjestelmää maksutta 14 päivän ajan juuri sinun yrityksen tiedoillasi.
