Vuosilomakuukaudet ja erityisesti niitä edeltävä aika ovat HR:ssä ja palkanlaskennassa varsin kiireisiä. Sen lisäksi, että loma-ajan palkoista ja mahdollisista lomarahoista täytyy huolehtia, on ilmassa usein myös lomakauden palkanmaksuun liittyviä kysymyksiä: paljonko lomarahan suuruus on, miten se kertyy, mikä on lomapalkka, miten nämä määräytyvät, ja niin edelleen.
Tässä artikkelissa käymme lyhyesti läpi lomapalkkaan, lomakorvauksiin ja lomarahaan liittyvät käytännöt, sekä sen, mitä hyötyä hyvin hoidetusta työajanseurannasta on myös näissä asioissa.
Lomapalkka ja lomakorvaus: mitä eroa niillä on?
Lomapalkka eli loma-ajan palkka maksetaan työntekijälle hänen ollessaan lakisääteisellä vuosilomallaan.
Lomapalkan määräytymisen lähtökohta on se, että työntekijällä on oikeus saada säännönmukainen palkkansa myös loman ajalta. Lomapalkka lasketaan perustuen joko kuukausipalkkaan, keskimääräiseen päiväpalkkaan tai prosenttiperusteeseen.
Lomakorvaus sen sijaan maksetaan, jos työntekijä ei jostain syystä voi pitää vuosilomaa, esimerkiksi työsuhteen päättyessä korvauksena kertyneistä, pitämättömistä lomapäivistä.
Lomapalkka ja lomakorvaus ovat siis eri asioita. Vuosiloman tarkoituksena on antaa työntekijälle lepoa ja palautumista varten, jolloin lomapalkan avulla varmistetaan, että työntekijä saa normaalin toimeentulonsa myös loman aikana. Lomakorvaus taas on nimensä mukaan korvaus siitä, jos työntekijä ei syystä tai toisesta ole voinut pitää lomaansa.
Lomapalkan ja lomakorvauksen maksaminen
Lomapalkka maksetaan ennen loman alkamista. Työehtosopimuksessa tai työsopimuksessa voidaan kuitenkin sopia lomapalkan maksamista työntekijän tavallisena palkkapäivänä. Lisäksi lyhyen, enintään kuuden päivän loman lomapalkka voidaan maksaa tavanomaisena palkanmaksupäivänä.
Lomakorvaus puolestaan maksetaan viimeistään lomakauden päättyessä. Jos työntekijä ei käytä oikeuttaan vapaaseen työsuhteen päättyessä, lomakorvaus maksetaan työsuhteen päättyessä.
Lomaraha ja lomarahan kertyminen
Mikä sitten on lomaraha? Toisin kuin lomapalkka tai lomakorvaus, lomaraha ei ole lakisääteinen asia. Sen maksaminen perustuu työehtosopimuksiin, työsopimukseen tai työpaikan vakiintuneeseen käytäntöön.
Lomaraha on tyypillisesti 50 % työntekijän vuosilomapalkasta. Se maksetaan yleensä kesäkuussa, mutta lomarahan maksamisen ajankohta voi vaihdella työehtosopimuksen tai yrityksen käytännöistä riippuen. Jos yrityksessä on käytössä työaikapankki ja asiasta on sovittu työpaikalla, voi lomarahan siirtää työaikapankkiin ja käyttää myöhemmin vapaana.
Lomapalkan, lomakorvausten ja lomarahojen laskeminen sekä maksaminen on työnantajan tehtävä
Lomapalkan, lomakorvausten sekä lomarahojen oikeellisuus ja maksaminen ovat työnantajan vastuulla. Onnistunut palkanlaskenta puolestaan edellyttää sitä, että vuosilomien ajankohdat ovat oikein tiedossa myös palkanlaskijalla.
Tässä apuna toimii työajanseurantajärjestelmä, jossa onnistuu myös lomasuunnittelu. Helpoimmillaan hyväksytyt lomapäivät voidaan nimittäin siirtää suoraan työajanseurantajärjestelmästä palkanlaskentaan.
Otta on työajanseurantajärjestelmä, joka tekee loma-aikojen suunnittelusta ja palkanmaksusta helpompaa monin eri tavoin:
- Työntekijät näkevät lomapäivänsä suunnittelua varten suoraan järjestelmästä, eikä niiden perään tarvitse erikseen kysellä HR- tai talousosastolta
- Tiedot voi siirtää suoraan työajanseurannasta palkanlaskentaan, joko rajapinnan tai tiedonsiirtotyökalun avulla
