Yksi sana: ärsytys. Vaihtoprosessi lähtee yleensä liikkeelle siitä, että jokin nykyisessä järjestelmässä alkaa nyppiä riittävän paljon.
Ehkä työntekijät unohtavat kirjata tunteja, sillä se tuntuu vaikealta. Toimiston työaikaa kuluu sähköpostilla tai valokuvina lähetettyjen työtuntien kirjaamiseen. Tai palkanlaskija turhautuu siihen, että loputtomat excel-raportit ja eri järjestelmät eivät juttele keskenään.
Ja jos jokin asia tökkii, eikä siihen saa apua asiakastuesta, se alkaa ärsyttää toden teolla.
Hankintavaiheeseen kuluu toki aikaa, jos yritys on iso, mukana on monia eri päättäjiä ja työajanseurantajärjestelmään kohdistuu erityisvaatimuksia.
Useimmille pk-yrityksille riittää, että uusi järjestelmä ymmärtää ja taitaa oleellisen. Yksinkertaisesti ja vaivattomasti. Silloin vertailuun riittää hetki verkossa selailua ja tapaaminen potentiaalisen kumppanin kanssa.
Siirtymäprojektiin tarvitaan yrityksestä muutama henkilö. Varsinainen käyttöönotto voi olla nopeimmillaan ohi muutamassa tunnissa. Pienimpien yritysten työajanseuranta saadaan käyttövalmiiksi joskus jo myyntipalaverin aikana. Mutkikkaampien järjestelmäkokonaisuuksien kohdalla vaihe vie toki pidempään.
Valmiit integraatiot ovat käyttövalmiita nopeasti. Esimerkiksi Ottan kohdalla “Click on” -integraatioiden asetusten konfigurointi onnistuu jopa parissa tunnissa, eli käyttöönottotapaamisen yhteydessä. Räätälöityjen integraatioiden rakennus vie sekin yleensä vain muutaman päivän. Laajempien integraatioprojektien aika-arvio kannattaa selvittää molemmilta järjestelmäkumppaneilta erikseen.
Tähän on varmasti yhtä monta vastausta kuin järjestelmääkin. Siihen voi mennä muutama tunti tai viikko, mutta monimutkaisimpien järjestelmien kohdalla esihenkilöt joutuvat kertaamaan toimintoja työntekijöille pitkäänkin.
Ottan valtti on oppimisen nopeus. Saat tunnukset, kirjaudut sisään, ja ymmärrät yhdellä silmäyksellä, mistä klikata seuraavaksi.
Huoleton järjestelmä on vaihtoehdoista paras. Kirjausten teko on vaivatonta eikä raporttinäkymissä ole hälyä.
Työajanseurantajärjestelmän pitää olla helppo oppia. Myös käyttötuen täytyy olla nopeasti saatavilla. Saatko sitä riittävästi ennen käyttöönottoa, sen aikana ja sen jälkeen? Sekin on tärkeä kriteeri huoletonta työajanseurantaa etsivälle.
Teknisten ominaisuuksien puolella kiinnitä huomiota ainakin näihin:
Työajanseurannassa pitää olla riittävän kattavat toiminnallisuudet. Joskus vähemmän on silti enemmän. Turhasta ei kannata maksaa, eikä kuormittaa työntekijöitäkään.
Kuulostaa fiksulta. Selvitä ensin, onko toivomasi ominaisuus tai integraatio työajanseurantajärjestelmässä jo valmiiksi. Esimerkiksi Otta vie tiedot leimauslaitteilta reaaliajassa työajanseurantajärjestelmään. Valmiita integraatioita löytyy useisiin eri palkanlaskenta-, taloushallinto- ja toiminnanohjausjärjestelmiin.
Kysy tarjoajalta myös, onko sovelluksessa valmiit API-rajapinnat. Ethän voi vielä tietää, millaisia integraatiotarpeita lähivuosina on edessä, ja kukapa haluaisi vaihtaa järjestelmää yhtenään.
Integraatiomahdollisuuksia parantaa entisestään, jos käytät useita saman konsernin kehittämiä järjestelmiä.
Hinnoittelu perustuu käyttäjien määrään useimmissa markkinoilla olevissa vaihtoehdoissa. Työtuntien kirjaamiseen ei tarvita kolmannen osapuolen rekisterihakuja ja niihin liittyviä kertamaksuja.
Toistuva kuukausi- tai vuosihinta tuo mielenrauhaa, sillä sen mukana maksat myös jatkuvasta kehityksestä. Joku saattaa ostaa serkun tuttavalta järjestelmäprojektin halvalla kertakorvauksella, mutta jatkuva asiakastuki ja kehitystyö jää silloin uupumaan. Järjestelmää ei pidä päivittää pelkästään teknisistä syistä vaan myös mm. lainsäädännön muutosten vuoksi.
Toimivan, simppelin ja aikaa kestävän työajanseurantajärjestelmän voit löytää hyvin edullisesti. Ole perustoiminnallisuuksia vertaillessasi tarkkana, ettet maksa ylimääräisestä.
Valitse joka tapauksessa vaihtoehto, jonka hinnoittelusta saat selkeää ja avointa tietoa. Ja muista laskea hinta myös sille, miten paljon nykyiseen kankeaan järjestelmään hukattu työaika maksaa.
Jotta järjestelmä olisi huoleton, jonkun täytyy huolehtia, että se pysyy sellaisena. Valitse työajanseurantaan vaihtoehto, jonka takana olevaan ammattitaitoon luotat.
Mitä suurempi ja tunnetumpi toimija on, sitä paremmin voit nukkua yösi. Saatko tietoa esimerkiksi serverien sijainnista tai sertifikaateista? Avoimuus kertoo siitä, että kaikki on kunnossa.
Ajatus vaihtamisesta ottaa aina aikansa. Muutos arveluttaa. Muistathan silti, että vanhassa pysyminen on yhdenlainen valinta sekin. Ongelmia voi seurata esimerkiksi näistä:
Jos kirjaaminen on hankalaa, sitä tehdään huolimattomasti, tai ehkä ei ollenkaan. Se vaikeuttaa palkanlaskentaa ja töiden suunnittelua. Tiedot ovat hajallaan ja niiden kerääminen yhteen vie aikaa.
Suurin huoli järjestelmän vaihtamisessa on, miten nopeasti työntekijät oppivat sen käytön. Nykyisen järjestelmän kanssa saattaa kuitenkin vierähtää monta hidasta vuotta, vaikka helpomman vaihtoehdon voisi omaksua viikossa tai jopa muutamassa tunnissa.
Vanhat järjestelmä ei välttämättä taivu hybridityöhön tai mobiilikäyttöön. Kankeus on esimerkiksi tätä: Järjestelmässä on vain lukijapäätteet, joten etätyöntekijän pitää pyytää esihenkilöä kirjaamaan työtunnit puolestaan.
Vaihtamalla paranee. Varsinkin, jos uutta järjestelmää voi käyttää paikasta riippumatta joko kulkulätkillä, selaimessa tai mobiilissa. Esihenkilöltä jää yksi työvaihe päivästä pois. Mukavaa, vai mitä?
Vanhentunut työajanseurantajärjestelmä on mahdollinen tietoturvariski, vaikka ei tallentaisikaan sen uumeniin arkaluontoista dataa.
Myös tietojen hallinnointi ja arkistointi on sekavaa, jos tuntien ja työpäivien hallinnointi nojaa kikkakakkosiin. Viisas kerää työaikaan liittyvät tiedot yhteen paikkaan.
Tässä esimerkki siitä, miten Ottan asiakkaat siirtyvät vanhasta uuteen: