Työajanseurantajärjestelmään tallennetaan työntekijöiden työaikoja, poissaoloja ja mahdollisesti myös palkkaukseen liittyviä tietoja. Nämä ovat henkilötietoja, joiden käsittelyssä on noudatettava EU:n yleistä tietosuoja-asetusta eli GDPR:ää.
Itse rakennetussa järjestelmässä on huolehdittava tietojen turvallisesta tallentamisesta, käyttöoikeuksien hallinnasta, salauksesta ja varmuuskopioinnista. Lisäksi on määriteltävä henkilötietojen käyttötarkoitukset ja säilytysajat sekä varmistettava työntekijöiden tietosuojaoikeuksien toteutuminen. Tekoäly voi auttaa sovelluksen ohjelmoinnissa, mutta se ei automaattisesti takaa, että järjestelmä käsittelee ja suojaa henkilötietoja asianmukaisesti. Tietosuojavelvoitteiden laiminlyönti voi johtaa hallinnollisiin seuraamusmaksuihin.
Valmiin järjestelmän kohdalla palveluntarjoaja huolehtii tyypillisesti järjestelmän teknisestä tietoturvasta ja päivityksistä sovittujen vastuiden mukaisesti. Työnantaja vastaa kuitenkin edelleen henkilötietojen asianmukaisesta käsittelystä.
Ottan kehityksessä noudatetaan VCDM-kehystä. Sitä erinomaisesti noudattaville tuotteille, myös Ottalle, on myönnetty ISO 27001 -sertifikaatti, joka on kansainvälinen standardi tietoturvan hallitsemiseen, sekä ISAE 3402 -sertifikaatti, joka kertoo asiakkaillemme tietoturvamme ja prosessiemme kontrolliympäristön tilasta.
Suomen työaikalaki velvoittaa työnantajaa pitämään työaikakirjanpitoa, mutta ei määrittele, miten työajanseuranta tulee järjestää. Kirjanpidosta on käytävä ilmi tehdyt työtunnit ja niistä maksettavat korvaukset.
Kun järjestelmä rakennetaan itse, yrityksen omalle vastuulle jää varmistaa, että se täyttää lakisääteiset vaatimukset. Työaikakirjausten on oltava oikein, muutosten jäljitettävissä ja tietojen on säilyttävä vaaditun ajan. Lisäksi työaikakirjanpito on voitava tarvittaessa esittää työntekijälle tai toimivaltaiselle viranomaiselle. Jos lainsäädäntö tai yrityksen toimintatavat muuttuvat, myös järjestelmää on tarvittaessa päivitettävä.
Puutteellinen työaikakirjanpito voi aiheuttaa ongelmia esimerkiksi palkkariitatilanteissa, jos työnantaja ei pysty osoittamaan tehtyjä työtunteja ja niistä maksettuja korvauksia. Valmiissa työajanseurantajärjestelmässä työaikakirjanpidon tueksi tarvittavat kirjaus-, hallinta- ja raportointiominaisuudet ovat jo käytettävissä. Ottassa työaikatiedot tallentuvat keskitetysti, ja niitä voidaan tarkastella ja raportoida tarpeen mukaan.
Lue lisää työajanseurannan lakisääteisyydestä →
Tuntien kirjaaminen on suhteellisen yksinkertaista. Niiden tulkitseminen oikein voi sen sijaan vaatia huomattavasti monimutkaisempia laskentasääntöjä. Työajantulkinnassa on huomioitava esimerkiksi vuorokautiset ja viikoittaiset ylityöt, ilta-, yö- ja sunnuntailisät, liukumat, tasoittumisjaksot sekä työaikapankit. Jos yrityksessä noudatetaan useita työehtosopimuksia tai erilaisia työaikamalleja, myös tulkintasäännöt vaihtelevat työntekijäryhmien välillä.
Tekoäly ei automaattisesti tunne yrityksesi paikallisia sopimuksia tai tunnista virheellisiä TES-tulkintoja. Se voi auttaa laskentasääntöjen ohjelmoinnissa, mutta niiden oikeellisuus on silti varmistettava testaamalla ja sääntöjä on päivitettävä sopimusten muuttuessa. Virheelliset tulkinnat voivat johtaa puutteellisiin tai virheellisiin palkka-aineistoihin.
Valmiissa työajanseurantajärjestelmässä automaattinen työajantulkinta vähentää manuaalisen laskennan tarvetta. Ottassa voidaan käyttää useita työaikaryhmiä eri työehtosopimuksia ja paikallisia sopimuksia varten. Kun tarvittavat tulkintasäännöt on määritelty järjestelmään, Otta laskee kirjattujen työaikojen perusteella esimerkiksi ylityöt ja työaikalisät automaattisesti.
Lue lisää työajan TES-tulkinnasta →
Työajanseurannan yksi tärkeimmistä tehtävistä on tuottaa luotettavaa tietoa palkanlaskennan käyttöön. Työajanseurantajärjestelmästä saatava hyöty jää rajalliseksi, jos työaikatietoja joudutaan edelleen siirtämään, tarkistamaan ja laskemaan käsin jokaista palkanmaksua varten. Manuaalinen tiedonsiirto lisää myös virheiden mahdollisuutta.
Itse rakennettuun sovellukseen voidaan toteuttaa integraatioita, mutta niiden kehittäminen ja ylläpitäminen vaativat osaamista. Lisäksi on varmistettava, että työaikatiedot ja palkkalajit vastaavat palkanlaskentajärjestelmän vaatimuksia, mahdolliset virhetilanteet tunnistetaan ja tiedonsiirto toimii myös palkanlaskentaohjelmiston päivittyessä.
Valmiin työajanseurantajärjestelmän etuna ovat olemassa olevat integraatiot ja tiedonsiirtomahdollisuudet. Ottasta hyväksytyt ja tulkitut työaikatiedot voidaan siirtää yhteensopiviin palkanlaskentajärjestelmiin ilman manuaalista uudelleenkirjaamista. Tämä nopeuttaa palkka-aineiston käsittelyä ja vähentää virheiden riskiä.
Työajanseuranta ja palkanlaskenta: näin varmistat, että ne pelaavat yhteen →
Tekoälyn avulla sovelluksen ensimmäinen versio voi syntyä nopeasti. Itse tehty sovellus on valmis sinä päivänä, kun se otetaan käyttöön – ja alkaa vanhentua seuraavana.
Työehtosopimuksia uusitaan, lainsäädäntö ja tietoturvavaatimukset muuttuvat, palkanlaskennan rajapinnat päivittyvät ja uusia tietoturvahaavoittuvuuksia havaitaan. Lisäksi yrityksen omat toimintatavat ja tarpeet voivat muuttua.
Itse rakennetun järjestelmän ylläpito edellyttää, että joku seuraa näitä muutoksia, päivittää järjestelmää, korjaa mahdolliset virheet ja testaa, että järjestelmä toimii muutosten jälkeen. Yrityksen on huolehdittava tehtävistä joko oman henkilöstön tai ulkopuolisen kumppanin avulla.
Myös järjestelmän dokumentointi ja osaamisen säilyminen kannattaa huomioida: jos järjestelmän rakentanut henkilö vaihtaa työpaikkaa, jonkun muun on pystyttävä jatkamaan sen ylläpitoa.
Valmiissa työajanseurantajärjestelmässä tekninen ylläpito ja yleinen tuotekehitys kuuluvat palveluntarjoajalle. Ottan kehitystiimi huolehtii järjestelmän jatkuvasta kehittämisestä ja päivityksistä sekä huomioi kehitystyössä lainsäädännön muutokset ja asiakkaiden tarpeet. Yrityksesi vastuulle jää omien työaikasääntöjen ja asetusten ajantasaisuudesta huolehtiminen.
Työajanseuranta koskettaa koko henkilöstöä. Siksi sen on toimittava luotettavasti niin päivittäisissä tuntikirjauksissa kuin palkanlaskennan kiireisissä vaiheissa. Työajanseurantajärjestelmän toimivuus ei saisi riippua yksittäisestä työntekijästä tai sovelluksen kehittäjästä.
Mitä tapahtuu, jos itse rakennettuun sovellukseen tulee virhe juuri ennen palkanlaskentaa? Entä jos järjestelmä ei ole käytettävissä silloin, kun työntekijöiden pitäisi kirjata työaikansa?
Toimintavarmuus edellyttää varautumista häiriötilanteisiin ja suunnitelmaa siitä, miten järjestelmän käyttöä voidaan jatkaa mahdollisten ongelmien aikana. Myös ongelmien selvittämiseen ja korjaamiseen on oltava riittävästi osaamista ja resursseja.
Valmiin työajanseurantajärjestelmän etuna on palveluntarjoajan tekninen osaaminen ja käyttäjätuki. Ottan tuotekehitys vastaa järjestelmän teknisestä ylläpidosta ja häiriötilanteiden selvittämisestä, kun taas asiakastuki auttaa järjestelmän käyttöön liittyvissä kysymyksissä. Näin yrityksesi ei tarvitse ratkaista teknisiä ongelmia yksin.
Oman työajanseurantasovelluksen rakentaminen voi vaikuttaa kustannustehokkaalta, varsinkin jos tekoäly nopeuttaa ohjelmistokehitystä merkittävästi. Itse rakennetun sovelluksen kustannukset eivät kuitenkaan rajoitu ensimmäisen version toteuttamiseen.
Varsinaisen järjestelmän rakentamisen lisäksi kustannuksia syntyy testauksesta, tietoturvasta, palvelinympäristöstä, integraatioista, ylläpidosta ja jatkokehityksestä. Myös mahdollisten virheiden selvittämiseen käytetty työaika kannattaa huomioida.
Kun vertailet oman sovelluksen rakentamista ja valmiin järjestelmän hankkimista, kannattaa tarkastella kokonaiskustannuksia useamman vuoden ajalta pelkkien alkuvaiheen kustannusten sijaan.
Valmiin työajanseurantajärjestelmän kustannukset ovat yleensä helpommin ennakoitavissa, eikä järjestelmän yleiseen tekniseen kehittämiseen ja ylläpitoon tarvitse varata vastaavia omia resursseja. Ottan hinnoittelu perustuu valitsemaasi palvelupakettiin ja käyttäjämäärään, joten voit arvioida järjestelmän kustannukset yrityksesi tarpeiden mukaan.
Mistä työajanseurantajärjestelmän hinta muodostuu? →
Myös Ottan ohjelmistokehityksessä hyödynnetään tekoälyä esimerkiksi ohjelmoinnin, testauksen ja dokumentoinnin apuna. Tekoäly voi nopeuttaa työtä ja vapauttaa aikaa siihen, mikä vaatii ihmisen harkintaa.
Tekoäly ei kuitenkaan korvaa asiantuntemusta tai vastuuta lopputuloksesta. Olennaista on ymmärtää järjestelmän toiminnalliset, lakisääteiset ja tietoturvaan liittyvät vaatimukset sekä varmistaa toteutuksen oikeellisuus. Ottassa tekoälyagentit katselmoivat koodimuutoksia Visman laatukriteerien ja ohjelmistokehityksen hyvien käytäntöjen mukaisesti. Kehitystiimin asiantuntijat puolestaan arvioivat vaatimusmäärittelyt ja varmistavat hyväksyntätestauksella, että toteutettu ratkaisu vastaa määriteltyjä tarpeita ja ratkaisee halutun ongelman. Noudatamme kehitystyössä Visman periaatteita tekoälyn vastuullisesta käytöstä. Huolehdimme myös tietosuojasta emmekä syötä asiakkaiden henkilötietoja tekoälytyökaluihin.
Tekoäly on tehokas työkalu, kun sen käyttäjä tietää, mitä on rakentamassa ja kantaa vastuun lopputuloksesta.